Desain Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Pada organisasi formal struktur direncanakan dan merupakan usaha sengaja untuk menetapkan pola hubungan antara berbagai komponen, sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif. Sedangkan pada organisasi informal, struktur organisasi adalah aspek sistem yang tidak direncanakan dan timbul secara spontan akibat interaksi peserta. Struktur organisasi-organisasi memberikan kerangka yang menghubungkan wewenang karena struktur merupakan penetapan dan penghubung antar posisi para anggota organisasi. Jika seseorang memiliki suatu wewenang, maka dia harus dapat mempertanggungjawabkan wewenangnya tersebut.

Pada umumnya orang akan menganggap struktur sama dengan desain organisasi. Sesungguhnya desain organisasi merupakan proses perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi struktur merupakan hasil dari proses desain. Proses desain merupakan suatu kegiatan yang bersifat kontinu dan dirancang oleh manajer. Apapun bentuk atau hasil dari proses desain tersebut, para perancang desain organisasi harus merancang sebuah organisasi yang dapat membuat organisasi tersebut tetap bertahan hidup. Selain itu pemilihan desain organisasi tersebut akan menentukan besar kecilnya organisasi. Setiap ukuran organisasi akan memberikan keuntungan masing-masing, namun diharapkan tercapainya tujuan organisasi dan juga eksistensi dari organisasi.

A.   BAGIAN DASAR ORGANISASI

Henry Mintzberg mengatakan bahwa ada 5 bagian dasar organisasi yaitu :

1.      The Operating Core. Yang termasuk disini adalah para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa.

2.      The Strategic Apex. Yang termasuk di dalam bagian ini adalah manajer tingkat puncak (top management)

3.      The Middle Line. Yang termasuk di dalam bagian ini adalah para manajer yang menjembatani manajer tingkat atas dengan bagian operasional.

4.      The Technostructure. Yang termasuk dalam bagian ini adalah mereka yang diserahi tugas untuk menganalisa dan bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi dalam organisasi.

5.      The Support Staff. Yang termasuk disini adalah orang-orang yang memberi jasa pendukung tidak langsung terhadap organisasi ( orang-orang yang mengisi unit staff)

B. MACAM-MACAM DESAIN ORGANISASI

Secara garis besar terdapat 5 macam desai organisasi. Yaitu struktur sederhana, birokrasi mesin, biokrasi professional, struktur divisional, dan adhocracy.

·         Desain organisasi yang berupa struktur sederhana didominasi oleh strategic apex dan memiliki tingkat sentralisasi yang sangat tinggi dalam melakukan kontrol. Struktur sederhana bersifat simpel tetapi terbatas penggunaannya, yakni pada perusahaan yang kecil ukurannya. Desain organisasi ini memiliki kelemahan tidak dapat digunakan dalam organisasi yang kompleks, paling beresiko karena kepemimpinan tersentralisasi, tergantung pada satu orang saja.

·         Desain organisasi beruka birokrasi mesin didominasi oleh para technostructure dan kontrol yang dilakukan melalui standarisasi. Struktur tipe ini mampu menampilkan aktivitas yang berstandarisasi dengan tindakan yang sangat efisien. Struktur tipe ini efektif digunakan pada perusahaan yang menggunakan teknologi mesin dalam melaksanakan kegiatannya, sehingga mudah distandarisasi, lingkungannya simpel dan stabil, serta dapat digunakan pada perusahaan besar.

·         Desain organisasi berupa birokrasi profesional memiliki konsep kunci, yaitu mengkombinasikan standarisasi dan desentralisasi. Operating core mendominasi desain organisasi ini karena mereka memiliki keahlian kritis yang diperlukan organisasi, dan mereka memiliki otonomi untuk menerapkan keahlian mereka, sehingga konsep kunci desain ini dapat terlaksana. Kelebihan struktur ini dapat menampilkan tugas secara terspesialisasi dan efisien secara bersama. Struktur ini biasanya dipakai pada organisasi besar dengan lingkungan yang kompleks dan stabil, menggunakan teknologi rutin, yang berinternalisasi melalui profesionalisme.

·         Desain organisasi yang berupa struktur divisional yang didominasi oleh manajer tingkat menengah. Struktur ini terdiri dari kesatuan yang terdiri dari unit-unit yang memiliki otonomi tinggi dan masing-masing unit birokrasi mesin dan dikoordinasi oleh masing-masing kepada divisi (manajer tingkat menengah ). Kepala divisi bertanggung jawab terhadap produk dan jasa secara penuh. Tipe ini cocok digunakan dalam organisasi yang melaksanakan diversifikasi produk dan jasa secara penuh. Tipe ini cocok digunakan dalam organisasi yang melaksanakan diversifikasi produk dan pasar yang beraneka ragam. Lingkungan yang cocok untuk struktur jenis ini adalah lingkungan yang simpel dan stabil.

·         Desain organisasi adhocracy bersifat sangat fleksibel, standarisasinya rendah, dan sangat terdesentralisasi. Hierarkinya rendah tetapi departementalisasinya sangat tinggi. Struktur jenis ini hampir sama dengan birokrasi-birokrasi profesional, karena keduanya memperkejakan orangorang profesional. Struktur ini menggunakan teknologi non-rutin, cocok untuk organisasi dengan lingkungan yang sering berubah dan memiliki resiko yang tinggi. Kekuasaan pada struktur ini tidak berdasarkan posisi seseorang, tetapi berdasarkan keahlian yang dimiliki.

Dari macam-macam desain organisasi diatas nampak bahwa struktur organisasi berdasarkan ukurannya terbagi dalam 2 kelompok yaitu :

o   Organisasi kecil : Struktur organisasi sederhana/ tradisional, dimana banyak terdapat banyak kelemahan yang dapat mengancam eksistensi organisasi dan keberhasilan dalam mencapai tujuan.

o   Organisasi besar : Disebut juga birokrasi ataupun organisasi modern yang ideal penggunaannya dalam desain organisasi.

C. STRUKTUR ORGANISASI SEDERHANA DAN MODERN

Interaksi antara berbagai organisasi di dalam masyarakat manapun pada hakekatnya tidak pernah diatur ekslusif menurut satu pola saja. Hal ini disebabkan karena kebutuhan masyarakat selalu beraneka ragam sehingga di dalam masyarakat semua interasi organisasi tidak mungkin di padukan menurut satu pola, karena masing-masing masyarakat memiliki ciri atau perbedaan sendiri dalam mengkombinasikan berbagai tujuan yang ingin dicapainya. Di dalam masyarakat pada kenyataannya terdapat berbagai bentuk organisasi diantaranya organisasi yang berstruktur sederhana / kecil dan ada juga organisasi yang besar / modern (biasanya berbentuk birokrasi). Pada bentuk organisasi tradisional / kecil biasanya tidak terdapat pembagian kerja yang sistematis, spesialisasi, standarisasi, maupun stabilitas. Kegiatan organisasi di dalam unit sosial tradisional seringkali tidak cukup kebal terhadap faktor pertimbangan yang tidak relevan, stratifikasi, maupun ikatan kekeluargaan sehingga akibat.

D. KEUNGGULAN STRUKTUR ORGANISASI BESAR (BIROKRASI)

Birokrasi adalah jenis struktur organisasi yang paling banyak digunakan dimuka bumi ini. Pendapat awal tentang birokrasi dicetuskan oleh max weber ini mempunyai ideal rypenya yang terkenal. Model birokrasi dari max weber ini mempunyai 7 karakteristik, yaitu :

1.      Pembagian kerja.

Pekerjaan dari setiap orang dipecah-pecah sampai kepekerjaan yang sederhana, rutin dan ditetapkan dengan jelas. Hal ini berbeda dengan struktur organisasi kecil yang pembagian kerja tidak jelas dan seringkali satu orang menjalankan beberapa fungsi sekaligus.

2.      Hieraki kewenangan yang jelas. Sebuah struktur multi tingkat yang formal, dengan posisi hieraki atau jabatan, yang memastikan bahwa setiap jabatan yang lebih rendah berada dibawah supervise dan kontrol yang lebih tinggi.

3.      Formalisasi yang tinggi. Ketergantungan kepada peraturan dan prosedur formal untuk memastikan adanya keseragaman dan untuk mengatur prilaku pemegang pekerjaan.

4.      Bersifat tidak pribadi (impersonal). Saksi-saksi diterapkan secara seragam dan tanpa perasaan pribadi. Hal ini untuk menghindari keterlibatan individual dan preferensi pribadi para anggota.

5.      Pengambilan keputusan mengenai penempatan pegawai yang didasarkan atas kemampuan. Keputusan tentang seleksi dan promosi didasarkan atas kualifikasi teknis, kemampuan dan prestasi calon.

6.      Jejak karier bagi para pegawai. Para anggota diharapkan mengejar kerier dalam organisasi. Sebagai imbalan atas komitmen terhadap karier tersebut, pada pegawai akan mempunyai masa jabatan.

7.      Kehidupan organisasi yang dipisahkan dengan jelas dari kehidupan pribadi. Kebutuhan dan minat pribadi dipisahkan sepenuhnya agar keduanya tidak mencampuri sikam impersonal pada aktivitas organisasi yang bersifat rasional.

Suatu organisasi dibentuk dapat menjadi unit social yang paling efektif dan efisien. Dimana organisasi yang diharapkan adalah organisasi yang efektif dan efisien dalam memenuhi tujuan dari organisasi tersebut. Sebagaimana diketahui bahwa dalam masyarakat modern, semakin banyak organisasi yang terdiri dari jenis organisasi yang besar. Mereka merasa perlu menciptakan lebih banyak lagi sarana untuk mengatur interaksi ekonomi maupun non ekonomi di dalam berbagai organisasi sehingga akan tercapai kepuasan, efektivitas dan mempererat hubungan antara organisasi tersebut. Sedangkan jika organisasi itu masih bersifat tradisional / sederhana (berstruktur kecil) maka hampir semua fungsi organisasinya akan dilaksanakan oleh keluarga yang sudah berkembang atau yang dipimpin kepala keluarga. Struktur Tradisional ini walaupun bersifat simpel tetapi terbatas penggunaanya pada perusahaan yang kecil ukurannya. Sehingga dapat disimpulkan bahwa suatu organisasi yang kecil itu tidak selamanya baik. Artinya kecil itu indah hanya sebuah mitos.

Sumber:

http://ocw.usu.ac.id/course/download/5140000048-perilaku-keorganisasian/12_struktur_organisasi.pdf

Perubahan dan Perkembangan Organisasi

v Pengertian Perubahan Organisasi

Perubahan adalah hal yang pasti akan dilakukan oleh setiap organisasi di dunia ini untuk menjaga eksistensinya, akibat perubahan zaman. Perubahan atau berubah secara etimologis dapat bermakna sebagai usaha atau perbuatan untuk membuat sesuatu berbeda dari sebelumnya. Dalam istilah perubahan organisasi, dikenal juga istilah serupa yaitu change interventation adalah sebuah rancangan aksi atau tindakan untuk membuat inovasi dan merubah sesuatu menjadi berbeda. Dan change again yaitu individu atau kelompok yang bertindak sebagai katalis atau suatu seseorang yang bertanggung jawab untuk melakukan manajemen dan menentukan prosedur kerjadalam organisasi, agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan.

Menurut Kurt Lewin, perubahan organisasi merupakan suatu yang sistematis yakni perubahan dari suatu topik yang haya menarik untuk beberapa akademisi dan praktisi menjadi suatu topik yang menarik untuk para eksekutif perusahaan untuk kelangsungan hidup oranisasi. Hampir semua ahli berpendapat bahwa pengembangan organisasi bertujuan melakukan suatu perubahan. Dengan demikian, penyempurnaan dalam organisasi sebagai suatu sarana perubahan yang harus terjadi maka kemudian secara luas pengembangan organisasi dapat diartikan pula sebagai perubahan organisasi. Ditambahkan pula, perubahan organisasi merupakan suatu pendekatan dan teknik perubahan organisasi yang di dalamnya terkandung suatu proses dan teknologi untuk penyusunan rancangan, arah dan pelaksanaan perubahan organisasi secara berencana.

Perubahan organisasi adalah upaya masyarakat dalam organisasi tersebut, bekerja sama dalam mencapai suatu tujuan yang sama, dengan melakukan perubahan-perubahan organisasi dalam berbagai aspek. Atau melakukan berbagai penyesuaian dengan perkembangan zaman yang terus berkembang. Agar tujuanya dapat tercapai, dan dapat bertahan dalam perubahan besar dunia.

Faktor Perubahan Organisasi 

Faktor perubahan organisasi terbagi 2, yaitu:

Faktor  Internal

Adalah segala keseluruhan faktor yang ada di dalam organisasi dimana faktor tersebut  dapat mempengaruhi organisasi dan kegiatan organisasi. Proses kerjasama yang  berlangsung dalam organisasi juga kadang - kadang merupakan penyebab dilakukannya  perubahan. Problem yang timbul dapat menyangkut masalah sistem kerjasamanya dan  dapat pula menyangkut perlengkapan atau peralatan yang digunakan. Sistem kerjasama  yang terlalu birokratis atau sebaliknya dapat menyebabkan suatu organisasi menjadi tidak efisien. Adalah penyebab perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan yang dapat mempengaruhi organisasi dan kegiatan organisasi.

Contoh Faktor Internal :

• Perubahan kebijakan lingkungan.

• Perubahan tujuan.

• Perluasan wilayah operasi tujuan.

• Volume kegiatan bertambah banyak.

• Sikap dan perilaku para anggota organisasi.

Faktor  Eksternal

Adalah penyebab perubahan yang berasal dari luar (atau sering disebut lingkungan) organisasi  yang  dapat mempengaruhi organisasi  dan  kegiatan  organisasi. Organisasi bersifat responsive terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya. Oleh karena itu, jarang sekali suatu organisasi melakukan perubahan besar tanpa adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya.  Artinya, perubahan yang besar itu terjadi karena lingkungan menuntut seperti itu. Beberapa penyebab perubahan organisasi yang termasuk faktor ekstern adalah perkembangan teknologi, faktor ekonomi dan peraturan pemerintah.

Contoh Faktor Eksternal:

• Politik

• Hukum

• Kebudayaan

• Teknologi

• Sumber daya alam

• Demografi

• Sosiologi

Proses Perubahan

Perubahan Organisasi merupakan modifikasi substantif pada beberapa bagian organisasi. Perubahan itu dapat melibatkan hampir semua aspek dari organisasi, seperti jadwal pekerjaan, dasar untuk departementalisasi, rentang manajemen, mesin-mesin, rancangan organisasi, dan sebagainya.

Dorongan untuk Berubah

Alasan mendasar organisasi memerlukan perubahan adalah karena sesuatu yang relevan bagi organisasi telah berubah, atau akan berubah. Oleh sebab itu, organisasi tidak punya pilihan lain kecuali berubah juga. Perubahan ini terjadi karena adanya dorongan untuk berubah, yang berasal dari:

1.      Dorongan Eksternal

Dorongan eksternal yang mendorong organisasi untuk mengadakan perubahan berasal dari lingkungan umum organisasi. Adanya aturan baru dalam produksi dan persaingan, politik, hukum baru, keputusan pengadilan, dan sebagainya akan mempengaruhi organisasi. Disamping itu, berbagai dimensi seperti teknologi, ekonomi dan sosiokultural juga mempengaruhi organisasi untuk melakukan perubahan.

2.      Dorongan Internal

Pada dasarnya dorongan internal berasal dari dalam organisasi itu sendiri. Adanya revisi strategi organisasi oleh manajemen puncak, akan menghasilkan perubahan organisasi. Dorongan internal lainnya mungkin direfleksikan oleh dorongan eksternal. Misalnya, sikap pekerja terhadap pekerjaannya akan bergeser, seiring bergesernya nilai sosiokultural. Akibatnya mereka menuntut suatu perubahan dalam jam kerja, atau perubahan kondisi kerja.

Dua Jenis Perubahan

Secara umum ada dua jenis perubahan dalam organisasi.

1.      Perubahan Terencana

Perubahan terencana adalah perubahan yang dirancang dan diimplementasikan secara berurutan dan tepat waktu sebagai antisipasi dari peristiwa di masa mendatang.

2.      Perubahan Reaktif

Perubahan reaktif adalah suatu respon bertahap terhadap peristiwa ketika muncul.

Langkah-Langkah Perubahan Organisasi

Perubahan organisasi merupakan perubahan yang berkaitan dengan pengembangan, perbaikan, maupun penyesuaian yang meliputi struktur, teknologi, metode kerja maupun sistem manajemen suatu organisasi. suatu organisasi tidak harus melaksanakan suatu perubahan. Hal ini merupakan suatu strategi untuk memenuhi beberapa keseluruhan tujuan dari suatu organisasi. Langkah tersebut terdiri dari :

1.      Mengadakan Pengkajian

Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap organisasi apapun tidak dapat menghindarkan diri dari pengaruh daripada berbagai perubahan yang terjadi di luar organisasi. Perubahan yang terjadi di luar organisasi itu mencakup berbagai bidang, antara lain politik, ekonomi, teknologi, hukum, sosial budaya dan sebagainya. Perubahan tersebut mempunyai dampak terhadap organisasi, baik dampak yang bersifat negatif maupun positif.

2.      Mengadakan Identifikasi

Yang perlu diidentifikasi adalah dampak perubahan perubahan yang terjadi dalam organisasi. Setiap faktor yang menyebabkan terjadinya perubahan organisasi harus diteliti secara cermat sehingga jelas permasalahannya dan dapat dipecahkan dengan tepat.

3.      Menetapkan Perubahan
Sebelum langkah-langkah perubahan diambil, pimpinan organisasi harus yakin terlebih dahulu bahwa perubahan memang harus dilakukan, baik dalam rangka meningkatkan kemampuan organisasi maupun dalam rangka mempertahankan eksistensi serta pengembangan dan pertumbuhan organisasi selanjutnya.

4.      Menentukan Strategi

Apabila pimpinan organisasi yakin bahwa perubahan benar-benar harus dilakukan maka pemimpin organisasi haru segera menyusun strategi untuk mewujudkannya.

5.      Melakukan Evaluasi

Untuk mengetahui apakah hasil dari perubahan itu bersifat positif atau negatif, perlu dilakukan penilaian. Apabila hasil perubahan sesuai dengan harapan berarti berpengaruh postif terhadap organisasi, dan apabila sebaliknya berarti negatif.

v Pengertian Perkembangan Organisasi

Ada beberapa pengertian tentang Perkembangan Organisasi :

• Strategi untuk merubah nilai-nilai daripada manusia dan juga struktur organisasi sehingga organisasi itu dapat beradaptasi dengan dengan lingkungannya

• Suatu penyempurnaan yang terencana dalam fungsi menyeluruh (nilai dan struktur) suatu organisasi

• Perkembangan organisasi merupakan suatu proses yang meliputi serangkaian perencanaan perubahan yang sistematis yang dilakukan secara terus-menerus oleh suatu organisasi

• Perkembangan organisasi merupakan suatu pendekatan situasional atau kontingensi untuk meningkatkan efektifitas organisasi

• Perkemangan organisasi lebih menekankan pada system sebagai sasaran perubahan.

• Perkembangan organisasi meliputi perubahan yang sengaja direncanakan.

Sebuah organisasi sangatlah perlu mengalami sebuah perkembangan, karena suatu organisasi dapat dikatakan berhasil saat organisasi tersebut berkembang ke arah yang positif, sehingga rakyat yang tergabung dalam organisasi tersebut dapat mencai tujuannya. Dan dalam suatu perkembangan organisasi memerlukan penyesuaian sistem pada organisasi tersebut dalam mengikuti perubahan zaman. Dan perkembangan suatu organisasi juga dapat dijadikan paramater bagi organisasi tersebut, apakah organisasi tersebut dapat tetap eksis dan mengayomi masyarakat organisasi tersebut dalam menghadapi perkembangan zaman.  Jika sebuah organisasi sudah tidak bisa mengayomi atau gagal dalam mencapai tujuan dari masyarakat dari organsasi tersebut maka, organisasi tersebut adalah organisasi yang telah gagal dalam perkembangannya.

Faktor Pengembangan Organisasi

Faktor pengembangan organisasi terbagi 2, yaitu:

Faktor Eksternal:

• Kompetisi  yang  semakin  tajam  antar  organisasi.

• Perkembangan  IPTEK.

• Perubahan  lingkungan  baik  lingkungan  fisik  maupun  sosial  yang membuat organisasi   berfikir  bagaimana  mendapatkan  sumber  di  luar organisasi untuk  masa  depan  organisasi.

Faktor  Internal:

• Struktur.

• Sistem  dan  prosedur.

• Perlengkapan  dan  fasilitas.

• Proses  dan  saran  apabila  titik  cocok  akan  membuat  organisasi  melalui perbaikan.

• Perubahan  organisasi  dilakukan  untuk  mencocokkan  dengan  kebutuhan yang  ada.

Ciri-ciri Pengembangan Organisasi

Pengembangan  organisasi  yang  efektif  memiliki  ciri-ciri  sebagai  berikut :

• Merupakan  strategi  terencana  dalam  mewujudkan  perubahan organisasional,      yang  memiliki  sasaran  jelas  berdasarkan  diagnosa  yang tepat  tentang  permasalahan  yang dihadapi  oleh  organisasi.

• Merupakan  kolaborasi  antara  berbagai pihak  yang  akan  terkena dampak  perubahan  yang akan  terjadi.

• Menekankan  cara-cara  baru  yang  diperlukan  untuk  meningkatkan  kinerja seluruh organisasi  dan  semua  satuan  kerja  dalam  organisasi.

• Mengandung  nilai  humanistik  dimana  pengembangan  potensi  manusia menjadi  bagian terpenting.

• Menggunakan  pendekatan  komitmen  sehingga  selalu  memperhitungkan pentingnya interaksi,  interaksi  dan  interdependensi  antara  berbagai  satuan kerja  sebagai  bagian  integral  di  suasana  yang  utuh.

• Menggunakan  pendekatan  ilmiah  dalam  upaya  meningkatkan  efektivitas  organisasi.

Metode Pengembangan Organisasi

Metode Pengembangan Perilaku

1.      Program Geradi Manajemen

Program yang mengkombinasikan pelatihan kepemimpinan dan   latihan pengembangan kelompok.

2.      Pembinaan Tim

Suatu tehnik manajemen yg mencakupkan sejumlah metode spesifik   untuk membentuk kerja tim yang efektif, baik didalam maupun di   antara kelompok kerja.

3.      Perencanaan Kehidupan

Suatu metode pengembangan yg mendorong dan memungkinkan   orang orang memainkan peran aktif dalam memadukan karier dan   aktivitas kehidupan mereka kearah hasil yang memuaskan

4.      Pelatihan Kepekaan

Metode yang diterapkan secara luas untuk membantu orang orang   mempelajari cara peningkatan ketrampilan antar pribadi mereka.

Metode Pengembangan Struktur

1.      Manajemen Berdasarkan Sasaran / Manajemen by Objective (MBO)

Membantu menyediakan wewenang lebih besar bagi setiap   orang untuk menentukan tujuan pekerjaan mereka

2.      Sistem 4

Merupakan pendekatan yg diterapkan secara luas untuk   mengembangkan karakteristik desain organik dalam suatu   organisasi

3.      Teknologi Desain Maps (multivariate analysis)

Metode mendesain organisasi berdasarkan hubungan yg   dipandang perlu untuk melaksankan tugas individu

Sumber :

http://nandacacingan.blogspot.com/2012/10/makalah-perubahan-dan-perkembangan.html

http://aditb-gunadarma.blogspot.com/2012/11/makalah-kelompok-5-perubahan-organisasi.html

http://www.docstoc.com/docs/16676866/Perubahan-Organisasi-Organisasi-dan-Manajemen-Bisnis-Arianis-Chan-2009

http://sartikaraharjo.blogspot.com/2012/11/teori-organisasi-umum-1-perubahan-dan.html

http://boycharotz1st.blogspot.com/2013/01/perubahan-dan-perkembangan-organisasi.html